仕事で使えるビジネス英語フレーズ集：メール編

「仕事で英語のメールを書かなければいけないけれど、どんな表現を使えば良いのかわからない」

「なんとなくテンプレートを真似しているけれど、もっと自然な英語メールにしたい」

そんなお悩みを解消するために、この記事ではビジネスメールで使える英語フレーズを厳選してご紹介します。

ビジネス英語というと難しく聞こえますが、メールにおいては実はある程度の定型表現が存在します。これを押さえておけば、1通のメールを書く速度もぐっと上がり、読み手からの印象も良くなるでしょう。また、今回は記事の後半で「EF English Live」「Bizmates」の2つのオンライン英会話サービスを、メール英語上達に役立つ学習ツールとしてご紹介します。単なるフレーズ暗記に留まらず、実践的に使えるレベルまでスキルを高めていく方法にも触れますので、ぜひ最後までご覧ください。

英語メールで注意すべきポイント

送り先の文化を考慮する

英語メールを送る相手が、アメリカやイギリスといった英語圏の人なのか、それとも英語を第二言語として使っている国の人なのかによって、文章やトーンの好みは微妙に違います。また、相手との関係性（取引先・上司・同僚など）やビジネス慣習も異なります。英語メールを書くときは、まず相手の国や地域、社風に合った敬語表現や丁寧さを意識しましょう。

（Subject）をわかりやすく・簡潔に

件名はメールの顔。受信箱にずらりと並ぶメールの中から、一瞬で内容がわかるような件名が望ましいです。英語メールでは、以下のようなフォーマットを意識すると良いでしょう。

• Request for Meeting on [Date]
• Inquiry about Product X
• Urgent: Payment Confirmation Needed

日本語のメールだと、「お世話になっております」「〇〇の件について」など抽象的な件名にしがちですが、英語ではシンプルに内容を特定できる形が好まれます。

書き出し（Greeting）は相手によって変える

英語メールの挨拶は、相手が既知か未知か、個人宛てか複数宛てかによって変化します。ビジネスでは、以下のような書き出しが一般的です。

1. Dear Mr. Smith, / Dear Ms. Johnson,
   • 相手の名前がわかっている場合。姓の前にMr. / Ms.を付ける。女性名の場合、未婚・既婚問わず「Ms.」を使うと無難。
2. Dear John,
   • カジュアルめなビジネス関係（社内メールや親しい取引先）で用いられる。
3. To Whom It May Concern,
   • 宛名不明、または不特定多数に向けて書く場合。かなりフォーマル。
4. Hello [Team Name], / Hi everyone,
   • 複数の人に一斉送信する場合で、ややカジュアルなトーン。

メール本文で使える定番フレーズ

ビジネスメールをスムーズに展開するには、定番フレーズを覚えておくと便利です。ここでは場面別にご紹介します。

書き出しで使えるフレーズ

英語メールの冒頭でいきなり本文を書くのではなく、一言あいさつを入れるとスムーズです。以下のような定型文を使うと、丁寧かつ自然な印象を与えられます。

1. I hope this email finds you well.
   • 「お元気でお過ごしのことと思います」という意味で、非常によく使われる書き出しです。
2. I trust you are doing well.
   • 上と似た意味合いで、「うまくいっていると信じています」とニュアンスもややフォーマル。
3. Thank you for your prompt response.
   • すでに相手から返信をもらった流れで書く場合、「素早い返信に感謝します」。
4. Thank you for your email regarding ～.
   • 「～に関するメールをありがとうございます」。相手が送ってきた内容に対して礼を述べると丁寧。

依頼をするときのフレーズ

ビジネスメールでは依頼やお願いごとを書く場面が多々あります。英語で依頼をする際のフレーズをご紹介します。

1. Could you please ～ ?
   • 「～していただけますか？」と、非常に丁寧な依頼表現。
2. Would you mind ～ ?
   • 「～していただけないでしょうか？」やや丁寧度が高め。
3. I would appreciate it if you could ～.
   • 「～していただけるとありがたいです」。少し堅めだがフォーマルな印象を与える。
4. It would be great if you could ～.
   • 依頼をするが、カジュアルすぎない柔らかい表現。
5. May I ask you to ～ ?
   • 「～していただけますか？」より控えめで丁寧な響き。

提案や打診をするときのフレーズ

取引やプロジェクトが絡むと、提案や打診が必要になる場面もあるでしょう。そんなときに使える定型文はこちら。

1. I would like to suggest ～.
   • 「～を提案したいのですが」という正式な言い回し。
2. How about ～ ? / Would you be interested in ～ ?
   • 相手が「～に興味がありますか？」と確認し、柔らかく提案するときに便利。
3. Would it be possible to ～ ?
   • 「～は可能でしょうか？」。日程調整や新しいアイデアの打診に使うとスムーズ。
4. I’d like to hear your thoughts on ～.
   • 「～についてのご意見をお聞かせください」。相手にアクションを促すときに便利。

情報提供・報告をするときのフレーズ

仕事の進捗や成果を報告したり、追加の情報提供をするときの言い回しです。

1. I’d like to inform you that ～.
   • 「～をお知らせいたします」。フォーマル度が高いが、ビジネスではよく見かける。
2. Please be advised that ～.
   • 「～をお知らせいたします」。ややかしこまった敬語的表現。
3. Here’s the updated information on ～.
   • 「～の更新情報です」。箇条書きやリストで追加情報を添えると読みやすい。
4. I have attached ～ for your reference.
   • 「参考資料として～を添付しました」。添付ファイルの説明に必須。

お礼を伝えるフレーズ

英語メールでは「ありがとう」を頻繁に伝えます。感謝が大切という文化ですので、以下の表現を積極的に活用しましょう。

1. Thank you for your cooperation.
   • 「ご協力ありがとうございます」。
2. Thank you for your prompt attention to this matter.
   • 「この件にすぐにご対応いただき、ありがとうございます」。
3. I appreciate your support.
   • 「サポート（ご支援）に感謝します」。フォーマルでありながら温かい表現。
4. I am grateful for your assistance.
   • 「ご助力に感謝しております」。さらにフォーマルでやや改まった言い回し。

クレーム・お詫びのフレーズ

ビジネス上、クレーム対応やミスが発生した際に、お詫びのメールを送らなければならない場面もあります。丁寧かつ感情的にならない書き方を身に付けましょう。

1. We apologize for any inconvenience caused.
   • 「ご迷惑をおかけしたことをお詫びいたします」。
2. I’m sorry for the confusion.
   • 「混乱させてしまい申し訳ありません」。
3. We understand your frustration and are working to resolve the issue.
   • 「ご不満はごもっともで、現在問題を解決するために対応中です」。
4. Please rest assured that we will take immediate action.
   • 「直ちに対応いたしますので、ご安心ください」。クレーム相手への配慮が大切。

締めの言葉（Closing）と署名

英語メールの最後には、一言締め言葉を書き、その後に署名を入れます。締めの言葉には以下のようなものがあります。

1. Best regards, / Best,
   • ビジネスメールで一番多く使われる。丁寧さとカジュアルさのバランスが良い。
2. Sincerely, / Sincerely yours,
   • よりフォーマルなニュアンス。上司や取引先への改まったメールに適切。
3. Kind regards, / Warm regards,
   • ややフレンドリーな響き。欧州圏で好んで使われる場合も多い。

署名には、**名前（フルネーム）、部署名、会社名、連絡先（電話番号・メールアドレス）**などを記載し、必要に応じてWebサイトのURLやSNSのアカウントなどを追加します。

実際のメール例文

ここでは、実際に上記フレーズを組み合わせた例文をご紹介します。シーンを想定しながら、文面の構造にも注目してみてください。

新しい案件の打診メール

クレーム対応メール

英語メールスキルを伸ばすには：EF English Live と Bizmates の活用

ここまで、英語ビジネスメールに使えるフレーズをたくさんご紹介してきました。しかし、文章を暗記して写すだけでは、本当の実践力は身に付きません。実際に場面を想定したトレーニングや、ネイティブからのフィードバックを受けながら練習することが、上達の近道です。

そこで活用したいのが、オンライン英会話サービスです。特に「EF English Live」と「Bizmates」は、ビジネス英語に強いサービスとして高い評価を得ています。

EF English Live

24時間オンライン英会話スクール EFイングリッシュライブは、世界規模で展開しているEFグループが提供するオンライン英会話サービスです。ビジネス英語の専門コースも充実しており、海外とのメールや電話会議、プレゼンテーションなどに特化したカリキュラムが多数用意されています。

特徴1: 24時間いつでもレッスン可能

国際的に展開しているサービスだけに、時差を問わず24時間学習可能です。忙しいビジネスパーソンでも隙間時間を活用できます。

特徴2: グループレッスン＆マンツーマンレッスン

比較的リーズナブルにグループレッスンを受けるか、集中的に個人指導を受けるか選択できます。メール英語について具体的な指導がほしい場合は、マンツーマンレッスンがおすすめです。

特徴3: レベル別学習システム

初心者から上級者まで幅広いレベルに合わせたレッスンが揃っています。ビジネス初心者の方は、まずはビジネスに必要な基本フレーズや書き方をしっかり学べます。

英語メールの書き方を講師に添削してもらうことで、細かな文法ミスや不自然な表現を早期に修正できます。さらに、EF English Liveが提供する独自のオンライン教材を使えば、より実践的なビジネスシチュエーションを学べるのが魅力です。

公式サイトはこちら

24時間オンライン英会話スクール EFイングリッシュライブ

Bizmates

Bizmatesは、日本人ビジネスパーソン向けに特化したオンライン英会話サービスとして有名です。講師は全員、ビジネス経験のあるプロフェッショナルなので、リアルなビジネス視点で英語指導を受けられます。

特徴1: ビジネス英語に100%特化

ビジネスの現場ですぐに使えるフレーズや表現が教材に盛り込まれており、メール英語の勉強にも直結します。

特徴2: 講師全員がビジネス経験者

元外資系企業のスタッフやマネージャークラスが多く、実際のメールのやり取りで使われる英語を熟知しています。具体的なケーススタディを踏まえたアドバイスを受けられるのは大きな強み。

特徴3: フィードバックが手厚い

レッスン後のフィードバックレポートが充実しており、覚えるべきフレーズや改善点を整理できるため、効率的にライティングスキルを伸ばせます。

Bizmatesでは、プレゼン・ミーティングだけでなく、「メールの書き方を集中的に学びたい」と講師にリクエストすることもできます。自分が書いたメール文面を見てもらい、細かいニュアンスやトーンを調整してもらうことで、実践力が格段にアップするでしょう。

公式サイトはこちら

Bizmates

英語メール上達のための学習プラン

フレーズを覚えて、オンライン英会話で指導を受ける。これを短期集中で回せば、英語メールのスキルは驚くほど早く身に付きます。例として、1週間の学習プランを簡単に示してみます。

このように、短いスパンでPDCAを回しながら学習すると、英語メールの表現力が飛躍的に向上します。

まとめ

ビジネスの場面で英語メールを書くのは、最初はハードルが高いと感じるかもしれません。しかし、実際には定型フレーズや文面構成が確立されており、コツを押さえればスムーズに書けるようになるのです。

これらのポイントを実践すれば、英語メールへの苦手意識は大きく軽減されるでしょう。さらに、BizmatesやEF English Liveのようなビジネス英語に強いオンライン英会話を活用すれば、より実践的な英語スキルを身に付けられるはずです。

英語メールのスキルは、一度身に付けてしまえば一生ものです。グローバルビジネスが当たり前となっている昨今、英語でのコミュニケーション力向上はキャリアアップにも直結します。ぜひ本記事を参考に、日々の業務や学習に役立ててみてください。あなたの書いた英語メールが、きっとビジネスシーンを円滑にしてくれるはずです。

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